Correos electrónicos efectivos: 9 trucos

Técnicas para mantener la cordura al procesar la bandeja de entrada. Trucos para recibir respuesta de personas ocupadas.

Desde que se empezó a usar el correo electrónico en los años noventa, han llegado al mercado muchas nuevas herramientas de comunicación. Algunas han resultado ser complementarias al correo, otras lo han reemplazado en parte.

Con todo, el viejo e-mail sigue siendo una de las funcionalidades estrella de Internet. Hay empresas, en especial aquellas que han incorporado el trabajo en remoto en su cultura, que afirman que “viven en el correo electrónico”.

Gran parte de lo que se puede contar sobre el uso productivo del e-mail -por ejemplo que debe abrirse solo unas pocas veces al día y no chequearse compulsivamente varias veces cada hora- lo contó José Miguel Bolívar en un post muy recomendable en este mismo blog. Lo que yo voy a comentar ahora son trucos complementarios a sus consejos. Los primeros dos están relacionados con cómo recibir correos electrónicos y los siete restantes con cómo enviarlos si queremos optimizarlos para recibir respuesta de personas ocupadas. Son una selección de recomendaciones que tres blogueros a los que leo a menudo –Tim Harford, Mark Suster y Jose Alcántara– compartieron en sus blogs.

1. Archivar en una sola carpeta

En los viejos tiempos, los correos ya procesados se archivaban en diferentes carpetas, a menudo según el proyecto o tipo de tarea. Hoy en día, gracias a la mejora de la búsqueda en los clientes de correo, esto no solo es innecesario sino también una considerable pérdida de tiempo. Un estudio de IBM Research, por ejemplo, concluyó que encontrar un correo electrónico mediante búsqueda lleva quince segundos de promedio mientras que cazarlo en carpetas lleva alrededor de un minuto. Tener una única carpeta de “Archivo” es, de verdad, suficiente.

2. Usar filtros

Hace poco comentamos que los filtros eran un aliado para tener una buena dieta informativa. También lo son en el correo. Parte de los e-mails que entran en nuestro buzón a lo largo del día son enviados por máquinas. Puede que no sean spam sino boletines a los que nos hemos suscrito en algún momento. Incluso puede que queramos conservarlos, pero no que nos entorpezcan la tarea de vaciar la bandeja de entrada. Usando filtros, podemos emplear nosotros también la máquina para marcarlos como leídos, archivarlos o borrarlos de forma automática.

3. Respuestas intercaladas en párrafo aparte, no “en azul”

Al responder un e-mail de forma intercalada en el original, es mucho mejor intercalar párrafos en lugar de texto en azul o en color corporativo. Cualquier programa de correo reconoce un párrafo aparte y lo muestra como tal. Esto no pasa con el color. Si el recipiente tiene desactivado el texto enriquecido en su programa, le resultará muy farragoso distinguir la respuesta del texto original y se estresará.

4. Evitar adjuntar archivos. Contarlo en el cuerpo del correo

Si queremos hacer la vida difícil a una persona ocupada, nada mejor que enviarle un correo que lleva el mensaje en un adjunto en lugar de en el cuerpo del mismo. Es un comportamiento que se observa mucho en el envío de invitaciones, por poner un ejemplo. No solo lleva más tiempo acceder al mensaje del correo, sino que el receptor tendrá dificultades en verlo en un dispositivo móvil. Adicionalmente, el texto del mensaje no será buscable en el futuro.

5. Mejor cinco correos electrónicos con una cosa cada uno que todo en uno

Si tenemos cinco preguntas o cinco peticiones que hacer a una persona, es interesante considerar enviárselas en cinco correos diferentes en lugar de un único “supercorreo”. No solo facilitamos la comprensión para el receptor, sino probablemente recibiremos respuesta antes, pues las preguntas que lleva más tiempo responder no actuarán como barrera para enviar las respuestas más sencillas.

6. Dirigirse a una sola persona

Los e-mails que se dirigen a un grupo de personas reciben menos respuestas que aquellos dirigidos a una sola. Esto se debe al efecto espectador y la difusión de la responsabilidad, dos fenómenos que debemos tener en cuenta cuando enviamos correos que tienen como objetivo que “alguien” haga “algo”. Aunque lleva más tiempo, dirigiéndonos a una sola persona obtendremos mejores resultados.

7. El día y la hora importan

No estoy de acuerdo con prohibir el envío de correos fuera del horario laboral. Pero si queremos una respuesta ágil, mejor no enviarlo el viernes por la noche. No porque interrumpamos el descanso de la persona -el correo es comunicación asíncrona, nadie debería esperar ni tener que dar respuesta inmediata- sino porque cuando se siente a procesar su correo el lunes por la mañana, el nuestro estará al final de la pila en lugar de al principio, que es la posición que debemos buscar.

8. Al no recibir respuesta, reenviar el correo

A más responsabilidades profesionales, sociales y familiares, menos capacidad tiene uno de procesar el 100% de su bandeja de entrada. Una vez, un jefe me dijo que pasado cierto número de días, los correos que aún seguían en su bandeja de entrada, los archivaba directamente sin procesarlos. Era su solución para mantener la cordura. Si esperamos respuesta de una persona ocupada, simplemente reenviémosle el e-mail. Por lo general sabrá que nuestra intención no es hacerle sentir culpable aunque, para suavizar la situación, siempre se puede añadir algo así como “Sé que estás muy ocupado” o, si ya es el tercer reenvío, “Me sabe mal reenviártelo de nuevo”.

9. Ser amable. Los correos electrónicos dejan registro

El e-mail es comunicación escrita que deja registro y es extremadamente fácil de reenviar. No sabemos quién lo leerá en el futuro: nuestro jefe, nuestra pareja, la Agencia de Seguridad Nacional (NSA). Es difícil imaginarse una situación en que merezca la pena una salida de tono en un formato tan poco borrable y tan fácilmente asociable a la persona que lo escribió. Ser siempre amable por correo electrónico es más rentable a largo plazo.

Aquí termina mi selección de trucos para un uso más efectivo del e-mail. Como ya comenté, solo sirven si se tienen en cuenta las técnicas básicas de productividad comentadas por José Miguel Bolívar en este mismo blog. Además, seguro que hay trucos que a los lectores funcionan de maravilla y que no he mencionado. Siéntanse libres de compartirlos en comentarios. Nos harán más sabios a todos.

Foto: Ed Yourdon / (CC BY-SA)

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