Recomendaciones para hacer una buena presentación profesional

Llegado el esperado o no tan esperado momento, por el que quizás hayas pasado alguna vez, en el que te encuentras frente a tu mesa con […]

Llegado el esperado o no tan esperado momento, por el que quizás hayas pasado alguna vez, en el que te encuentras frente a tu mesa con la primera página en blanco de tu presentación desafiándote, es primordial pensar antes de escribir qué es lo que pretendes conseguir con esa exposición que tienes a la vista.

Sí, sí, ya sé que esto lo has oído una y mil veces, pero aunque, a priori, parece algo muy obvio y nada nuevo para cualquier persona que se dedique a hacer presentaciones, frecuentemente queda en el olvido. El objetivo es un factor determinante a la hora de elegir el tipo de enfoque que vamos a aplicar para elaborar nuestra ponencia o exposición. Con esto me refiero a que no es lo mismo una presentación cuya finalidad es buscar la colaboración con futuros socios o partners, que otra cuyo objetivo es vender, convencer para conseguir financiación o tener que explicar cómo funciona un determinado producto o servicio que comercializamos. Por lo tanto, en función del “para qué” de mi presentación, ésta podrá ser más didáctica, persuasiva, convincente o motivadora. Y, consecuentemente, habrá más dialogo o menos durante la misma, aspecto que tendremos que considerar a la hora de estimar el tiempo de la exposición.

Otro aspecto fundamental, antes de empezar a escribir, es conocer a la audiencia, con la intención de que la presentación sea lo más “empática” y adaptada a la horma de los zapatos de quien va a escucharnos. Por ejemplo, si la persona que va a asistir es el director de sistemas, seguramente nuestro discurso será mucho más técnico que si es el jefe de finanzas, en cuyo caso estará seguramente más interesado en cifras financieras.

Adicionalmente existen muchas recomendaciones que siempre debes aplicar para que la presentación sea clara, amena y eficiente. Entre todas ellas hay algunas que me gustaría resaltar en especial:

  1. No inundes de información a tu público. No es cuestión de demostrar cuánto sabemos sobre el tema en cuestión, sino de asegurarnos de que nuestro mensaje llega al público. Según un estudio de la Wharton Business School de Estados Unidos, tan sólo somos capaces de recordar un 10% de lo que hemos oído pasados tres días. Así que, más vale que lo que digas sea conciso, para que quede en la mente de tu audiencia. Y siempre que tengas que hablar de cifras piensa cómo puedes representarlas visualmente a través de cuadros o gráficos atractivos. Recuerda: una imagen vale más que mil palabras y yo añadiría que dos mil datos.
  2. Prepara la presentación. Esto es fundamental para que resulte bien.  Cuando digo “prepara”, me refiero a que seas tú quien la elabore y no otra persona, pues ello contribuirá a reforzar tu confianza.
  3. Utiliza tu voz. Recuerda vocalizar todas las palabras, utilizar un ritmo ni muy lento ni muy rápido. Los expertos aconsejan no exceder las 120 palabras por minuto. Pues si hablas demasiado deprisa, resulta afectada la claridad, sobre todo porque se pronuncia mal. Por el contrario, si se habla demasiado lento, la atención decae, las mentes se evaden y podemos caer en la monotonía. Las variaciones en el ritmo también sirven para conseguir flexibilidad y, en cada caso, habrá que buscar el ritmo más oportuno.
  4. Hazles reír, te lo agradecerán con un chiste, una anécdota o, si no se te da bien contar historias, siempre puedes recurrir a un vídeo o una imagen.
  5. Piensa en las preguntas que pueden hacerte y qué respuestas darías. Pues, aunque tendemos a pensar que la presentación acaba con la última diapositiva, la realidad es que hasta que bajamos del escenario o abandonamos el atril, estamos presentando.
  6. En la medida de lo posible, haz la exposición bidireccional entre tu público y tú.
  7. Ajústate al tiempo del que dispones, y reserva una parte para la ronda de preguntas.
  8. Revisa la sala y los dispositivos que vas a utilizar antes de comenzar.
  9. Duerme ocho horas el día anterior, tu cuerpo te lo agradecerá y seguro que tu público también. No hay cosa peor que ver a un ponente bostezando.
  10. No leas tus diapositivas, la audiencia ya lo hará. Así que piensa qué vas a decir más aparte de lo que ya está escrito. Pueden ser ejemplos, matizaciones, excepciones, etc.
  11. Utiliza el lenguaje corporal para conectar con tu público. Presentadores dinámicos utilizan sus manos, expresiones faciales y los ojos para mantener a la audiencia enganchada.
  12. Sé natural, esto te hará más cercano y humano y te ayudará a sentirte mejor en el desarrollo de tu exposición.
  13. Utiliza la potencia de las pausas y los silencios y evita las muletillas.
  14. Practica, practica, practica.
  15. Sé emocional, que se vea que estás hecho de carne y hueso. Intenta transmitir, mediante tu entusiasmo, una parte del discurso con carga emocional que conmueva a tu audiencia, que les toque el corazón, sé cercano y sobre todo humano.
  16. Mírales a los ojos, contacta con ellos, haz que se sientan mirados a través de la mirada faro o mirada “v”. A todo el mundo nos gusta que nos miren cuando hablan con nosotros.
  17. Utiliza su mismo lenguaje: adapta tu vocabulario al público al que te estás dirigiendo.

Por último, me gustaría compartir contigo esta célebre frase de Seneca: “No hay viento bueno para quien no sabe dónde va”. Así que, ya sabes, antes de comenzar a hacer tu presentación, piensa qué “viento” necesitas para navegar o quizás, quién sabe, volar.

Foto: Yos C.Wiranate

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