Automatización de tareas repetitivas en Internet: herramientas para la pyme

Automatizar las tareas repetitivas en Internet libera tiempo en la pyme y permite centrar la atención en actividades de mayor valor añadido.

Para cualquiera que lo empiece a usar con cierta intensidad, Internet abre un mundo nuevo y amplio comparado con el que tiene accesible sin la Red. Tan amplio que es necesario ir a explorarlo. A muchos, de hecho, nos hace embarcar en una expedición en la que más de una vez podemos llegar a sentirnos fatigados y perdidos. Para poder seguir avanzando pese a estos contratiempos, necesitamos hábitos y herramientas nuevas como aliados.

Uno de estos consiste en hacer uso de los programas informáticos de automatización de tareas repetitivas. De esa forma dejamos que las máquinas hagan lo que mejor saben hacer y ganamos recursos para hacer lo que a los humanos se nos da mejor que a las máquinas: básicamente, pensar.

En entradas anteriores ya comentamos herramientas que automatizan tareas repetitivas. El lector RSS nos ahorra ir a las páginas web para ver si han publicado algo nuevo y recoge todo lo nuevo en un único sitio. Servicios como ChangeDetection completan el lector RSS avisando de cambios en páginas web que no tienen RSS. Las alertas monitorizan la web y los medios sociales por nosotros, para que solo tengamos que prestar atención cuando realmente sucede algo relevante.

A continuación, veremos tres formas adicionales de automatizar las tareas haciendo que “Internet trabaje para nosotros”, como dice el lema de uno de los servicios que comentaremos. Como aviso, vaya por delante que usar servicios y no herramientas propias siempre implica un riesgo, pues como usuarios por lo general tenemos poco control sobre el servicio y menos si es gratuito. Pero, mientras montar un lector RSS o un gestor de enlaces propio está al alcance de cualquier pyme, esto no siempre sucede con herramientas más complejas como las alertas o los disparadores versátiles. Queda ser conscientes del riesgo inherente de usar servicios y, repito, más si son gratuitos.

Programación de publicaciones

La funcionalidad de programar publicaciones, tanto del gestor de contenidos de nuestra web (CMS, Content Management System) como de servicios para gestionar cuentas en medios sociales como Hootsuite, Tweetdeck o Buffer, permite agrupar en el tiempo las tareas de publicación por ejemplo una vez a la semana, en lugar de interrumpir otras tareas para hacerlo cada día. Requiere que planifiquemos -en lugar de improvisar- nuestra presencia web, pero estoy segura de que los lectores de este blog no dudarán del valor añadido de la planificación frente a la improvisación.

Uso de disparadores

“Pon Internet a trabajar para ti” es el lema de IFTTT (If This Then That), servicio gratuito con el que conectar diferentes canales de la pyme en la web y configurar mediante “recetas” que si en un canal sucede esto, en otro canal pase aquello. Un ejemplo típico sería publicar las nuevas entradas de blog de la pyme de forma automática en todas las cuentas en medios sociales. Así se libera tiempo y la tarea con las cuentas se reduce a atender preguntas y comentarios. O a la inversa: si el día a día de la pyme no da para más que para sacar una foto y subirla a Flickr o Instagram con un título, podemos configurar que salga automáticamente en todos los demás canales, incluido el blog. De esa forma se asegura una publicación diaria en el blog que no habría sido posible de otra manera. Estos han sido solo dos ejemplos. IFTTT y los servicios parecidos sirven en una variedad mucho más amplia de situaciones. De hecho, debido a su versatilidad, hay quien los llama la navaja suiza de Internet. Si tú también los usas, ¡comparte tu receta favorita en comentarios!

Sacar el máximo partido a nuestro CMS

Si usamos un CMS de software libre como WordPress u otro que tenga una comunidad grande de desarrolladores, tenemos acceso a una gran variedad de plugins para añadir nuevas funcionalidades de forma económica y rápida. Algunos de estos sirven para automatizar tareas repetitivas. Es el caso de RSS Digest, que genera automáticamente contenidos del tipo “recopilación de enlaces” como aquellos que podemos observar en Es la Energía, o de FeedWordPress, que sirve para crear agregadores -antes llamados planetas- como Sin Patentes. Otro ejemplo sería DsgnWrks Instagram Importer, que importa a WordPress las fotos publicadas en Instagram, consiguiendo no solo su publicación automática, sino también haciendo de paso un backup de las mismas en nuestro propio servidor.

Conclusión

Automatizar las tareas repetitivas en Internet libera tiempo en la pyme y permite centrar la atención en actividades de mayor valor añadido. No obstante, cuidado con “automatizar por automatizar”. Solo si aplicamos sentido y criterio a nuestras decisiones de automatización, conseguiremos sacar mayores beneficios de nuestra presencia y actividades en Internet.

Foto: jurvetson con licencia CC BY

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