Cómo hacer fácilmente un inventario de productos con Excel

En un artículo publicado hace ya algún tiempo en mi blog de ayuda a los propietarios de tiendas, vimos cómo utilizar una plantilla de Excel […]

En un artículo publicado hace ya algún tiempo en mi blog de ayuda a los propietarios de tiendas, vimos cómo utilizar una plantilla de Excel para hacer inventario de una tienda o un almacén de forma más sencilla, mediante el uso de la pistola lectora de código de barras.

Ahora, veremos cómo realizar este tipo de plantillas para el uso en nuestro negocio para empezar la nueva temporada haciendo pequeños inventarios, quiero decir, siempre que no seamos Lluís Serra y trabajemos con un surtido de 100.000 productos.

Crear una plantilla para hacer un recuento de inventario utilizando Microsoft Excel y una pistola lectora de códigos de barras no es nada complicado, con un par de fórmulas bien elegidas y teniendo almacenada la información de los códigos de barras de nuestros productos, podemos crear este tipo de documento en pocos minutos.

Para crear la plantilla basta con seguir estos tres pasos:

 

1.- Espacio para nuestro listado de productos

Dedicamos cuatro columnas de la parte derecha de la pantalla (columnas de la F a la I, por ejemplo) a incorporar la información sobre los productos que queremos inventariar, es decir, pegamos un listado de todos nuestros productos con la siguiente información:

  • Columna F: Código de barras del producto. En este espacio pegaremos cada código de barras correspondiente a cada producto. Asumimos que este código es único (no se repite) y representativo de cada producto.
  • Columna G: Código del producto (nuestro código interno). En esta columna anotamos nuestro código interno en caso de tenerlo y de que sea diferente al código de barras que identifica a cada producto. Es una información que sólo nos sirve para facilitar nuestra gestión interna e identificar más fácilmente cada producto, no es un dato imprescindible para hacer el recuento de inventario si utilizamos el código de barras.
  • Columna H: Descripción del producto. Será el dato que nos sirva para verificar que, cada vez que escaneamos un código de barras, el artículo al que estamos referenciando es el que realmente estamos recontando y no otro, es decir, es un control de corrección de nuestros datos de gestión. Si encontramos un error en la asignación de los códigos de barras a algún producto, deberíamos corregirlo antes de seguir con el recuento de inventario.
  • Columna I: Cantidad total inventariada. En esta columna aplicaremos una fórmula de suma de todas las cantidades de cada producto pero, para poder ver sus argumentos detalladamente, le dedicaremos el paso 3.

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2.- Espacio para escanear los códigos de barras y anotar las unidades

Dedicamos otras cuatro columnas en la parte izquierda de la pantalla (columnas de la A a la D, por ejemplo) para dejar un espacio donde “pistolear” los códigos de barras y anotar las unidades que vamos encontrando de cada producto; también dedicaremos una parte de este espacio a que aparezca la información descriptiva de cada producto, que nos permita verificar de forma visual que el código que escaneamos coincide exactamente con el producto que estamos recontando en cada momento.

Utilizaremos las columnas A y B para el escaneo de códigos de barras y anotar las unidades y las columnas C y D para mostrar la información descriptiva del producto. Para implementar este espacio en la parte izquierda de nuestra hoja de cálculo, basta con añadir a cada columna la siguiente información:

  • Columna A: Código de barras del producto. En esta columna iremos escaneando los diferentes códigos de barras de cada producto que recontemos.
  • Columna B: Unidades. Simplemente anotamos la cantidad de cada producto que contamos en cada recuento.
  • Columna C: Descripción del producto. Aplicamos una fórmula para que cada vez que escaneemos un código de barras, nos aparezca la descripción del producto que corresponde, basándonos en la información que hemos especificado en la parte derecha de la hoja, en las columnas F, G y H.

Para obtener este dato, sólo es necesario aplicar la fórmula BUSCARV en toda la columna C.

Veamos el ejemplo detallado para la celda C2 (debajo del título de columna): =BUSCARV(A2,F:I,3,FALSO) -> Lo que hace esta fórmula es buscar el valor de la tercera columna (argumento: “3”) de la matriz formada por las columnas F a I (argumento: “F:I”), una vez que encuentre en la primera columna el valor del código de barras (argumento: “A2”), mediante una coincidencia exacta de cada número (argumento: “FALSO”).

Basta con escribir esta fórmula en la celda C2 y arrastrarla para tantas filas como deseemos; cada vez que anotemos un código de barras en la columna A, aparecerá la descripción del producto en la columna C.

  •  Columna D: Código del producto (nuestro código interno). Para hacer aparecer este dato, podemos utilizar la misma fórmula que en la columna anterior. Simplemente tenemos que cambiar el “3” por un “2”: =BUSCARV(A2,F:I,2,FALSO) -> Lo que hace esta fórmula es buscar el valor de la segunda columna de la matriz formada por las columnas F a I, una vez que encuentre en la primera columna de la matriz el valor del código de barras.

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 3.- Suma de todas las cantidades inventariadas en cada producto

Volvemos a la columna I (Unidades inventariadas) y aplicamos una fórmula de suma que buscará cada repetición de un mismo código de barras en la columna A y sumará todas las cantidades que hayamos contado de ese mismo producto.

Hay que hacerlo de esta manera para que la plantilla de inventario nos permita encontrar un mismo producto más de una vez y no tengamos que buscar si ya lo hemos contado o no anteriormente, y añadir las cantidades a un recuento anterior; simplemente, si encontramos un mismo producto en más de un lugar, volvemos a escanearlo y Microsoft Excel se encargará de sumar todas las cantidades.

La fórmula que tenemos que aplicar en la columna I es (por ejemplo, en la celda I2): =SUMAR.SI(A:A,F2,B:B) -> Lo que hace esta fórmula es indicar que para cada vez que se encuentre una coincidencia del código de barras del producto de la fila en que nos encontramos (argumento: “F2”) en cualquier celda de la columna A (argumento “A:A”) nos sumará las cantidades que hayamos indicado en la columna B (argumento “B:B”). Sólo tenemos que arrastrar esta fórmula por la columna I para tantas filas como productos hayamos anotado en nuestro listado.

IMAGEN 3

El resultado final es que en la parte derecha de la hoja (parte azul, columnas F a I) se van sumando en la fila correspondiente todas las unidades que encontramos en nuestro inventario y anotamos en la parte izquierda del documento (parte roja, columnas A y B), con lo que tenemos un listado de inventario que se va generando a la vez que vamos anotando cada recuento que hacemos de cada producto que escaneamos con el lector de código de barras. Podéis ver el funcionamiento de la plantilla en este breve vídeo:

Como podéis ver, basta con dos fórmulas (SUMAR.SI y BUSCARV) para crear una plantilla que realice recuentos de inventario en Microsoft Excel utilizando nuestro escáner de mano para leer los códigos de barras de los productos

Si queréis la plantilla de Excel utilizada para hacer este post, sólo tenéis que descargarla pulsando en el siguiente botón:

 

boton-descargar

 

 

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Foto: Juanedc

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