Cómo generar confianza cuando trabajas con gente a la que no ves

Cuando intercambias bromas con tus compañeros en el ascensor, comentas las fotos de sus escritorios o habláis sobre aficiones comunes, ambos estáis aumentando vuestro nivel […]

Cuando intercambias bromas con tus compañeros en el ascensor, comentas las fotos de sus escritorios o habláis sobre aficiones comunes, ambos estáis aumentando vuestro nivel de confianza mutua. Todas las interacciones personales contribuyen a desarrollar la confianza en lo que el equipo y la organización hacen y dicen. Sin embargo, cuando se trabaja con personas que están al otro lado de tu conexión a Internet, el reto es generar online la misma empatía que en el cara a cara.

 

¿Cómo se establece la confianza?

La confianza es la opinión previamente formada de que una persona actuará de forma correcta en una determinada situación. Es, por tanto una especie de apuesta, una suspensión temporal de la incertidumbre sobre las acciones de las personas, que facilita enormemente las relaciones. Los animales la poseen por instinto, pero los humanos la construimos consciente y voluntariamente.

Hay dos tipos de confianza: una “confianza rápida” o de primera impresión y una confianza que se entrega de forma más estable y más a largo plazo. Hoy sabemos que es necesario desarrollar ambas.

  • La confianza de “primera impresión” es la sensación inmediata tras un primer contacto. Las personas confiamos en los demás hasta que se demuestre lo contrario, sobre todo cuando no nos queda otra. Cuanto más retador es un proyecto, más probable es que exista una confianza inicial, porque el equipo tendrá que ponerse de inmediato a trabajar conjuntamente. No obstante, nunca está de más impulsarla “de partida”. Es buena idea que los gestores del proyecto hagan una ronda de presentación exponiendo conocimientos y experiencias relevantes de cada uno, estableciendo roles y pautas que clarifiquen expectativas. Poner cara a la gente, ayuda y mucho.
  • La confianza “de fondo” o confianza otorgada es la que surge de la interacción en el mundo online, en comunidades y en redes sociales. Una huella de presencia natural y frecuente, que comparte conocimiento sobre un tema proyecta imagen de especialización, servicio y cortesía que genera confianza en los demás. A diferencia de la confianza rápida, que se establece en el corto plazo y puede evaporarse con igual rapidez, la confianza otorgada se percibe como estable, como un estado permanente. De ahí la importancia de desarrollar tu presencia profesional en redes sociales como un plus de partida.

¿Qué actitudes desarrollan confianza en equipos que interactúan de manera telemática?

Según un informe del McKinsey Global Institute sobre el futuro del trabajo, en 2030 habrá 3,5 billones de personas en esta situación. Así que, casi seguro que nos toca. Y ello nos demandará nuevas actitudes y comportamientos para acercarnos a nuestros compañeros, seguro que muy distintos de esos que hoy ejecutamos de un modo tan innato. Nos tocará desarrollar capacidades de relación online para llevar a buen puerto proyectos y negociaciones.

Un nuevo conjunto de actitudes digitales incluye el desarrollo de la empatía digital como un activo profesional que disminuye radicalmente los malentendidos, los resentimientos y las barreras nosotros frente a los demás.

  • Abrazar la indiferencia positiva. Porque será vital no entrar en las diferencias culturales con otros miembros del equipo, adaptándose a otros modos y maneras diferentes a las que estamos acostumbrados con la actitud positiva que busca el enriquecimiento.
  • Identificarse con la misión, aprendiendo a sentir los colores de un proyecto tanto como lo haces hoy con tu equipo local. Cuando no es posible verse la cara es vital promover una emoción común que nutra el compromiso y garantice el cumplimiento de los objetivos.
  • Buscar excusas para interactuar con quienes resulten ser “tímidos digitales”. Está demostrado que quienes envían mensajes de presentación o de “feliz semana” y buscan momentos para comunicarse con el resto del equipo, desarrollan la confianza y el sentimiento de equipo, consiguiendo acelerar las eficiencias.

Conocerse es la palanca para generar confianza

Cuando hablamos de equipos con culturas o idiomas diferentes, la cosa se complica. ¿Cómo ponerte en la piel de alguien que, vive en otro continente, habla un idioma que no puedes entender y cuyas reacciones te pueden resultar incómodas o inapropiadas? La clave es el conocimiento mutuo.

El primer acercamiento pasa por saber más sobre gustos y normas de comportamiento de colegas distantes. Saber que tu compañero finlandés prefiere trabajar ininterrumpidamente porque se desconecta a las 5, o que en España paramos dos horas para comer ayuda y mucho a la relación. Fomentar espacios y situaciones para la charla informal, introduciendo conversaciones relajadas cada vez que haya puntos de contacto más formales tanto en los emails como en videoconferencias es un buen modo de conocerlos más. Y no olvidemos escuchar, tratando de interpretar nuestros comportamientos bajo esos nuevos códigos que vamos aprendiendo para ver cómo somos percibidos nosotros en el otro extremo. Si los noruegos nunca hacen chistes en sus multis, ¿qué pensarán de quien siempre las hace?

Las herramientas de trabajo en equipo son una ayuda inestimable

Las herramientas de gestión de conocimiento son nuevas, si bien hasta ahora han tenido un éxito limitado. Hoy las aplicaciones de trabajo colaborativo combinan la gestión del conocimiento con la gestión de las personas que lo poseen. Incorporando algunos cambios que son, desde mi punto de vista, los que las convierten hoy en imprescindibles para equipos de trabajo deslocalizados geográficamente.

  • Proporcionan un espacio para compartir ficheros y también facilidades de “libreta electrónica” para compartir con igual facilidad información que nos llega en otros formatos como notas, urls de Internet, entradas en redes sociales o emails recibidos.
  • Combinan diferentes modelos de comunicación de modo ágil pudiendo elegir con un clic entre el chat, la videoconferencia o la conversación telefónica de toda la vida, cambiando de uno a otro en cualquier momento. Así podemos reunirnos, exponer o dar formación en el mismo contexto de nuestras conversaciones informales o de las preguntas cortas.
  • Incorporan al móvil las mismas capacidades que el ordenador permitiendo la conexión en cualquier momento y lugar, lo que ayuda a salvar las barreras de horarios, por ejemplo.
  • Son sociales y proporcionan información sobre el contexto en el que se comparte el conocimiento, siendo capaces de determinar quién sabe de qué, lo que nos ahorra mucho tiempo.

Las empresas, están adoptado herramientas sociales internas y de trabajo colaborativo a un ritmo vertiginoso. En todos los sectores y, como demuestra el estudio realizado por McKinsey, hay mejoras notables en la forma de afrontar la actividad. Quienes las usaron mejoraron un 30% en la búsqueda de compañeros con experiencia relevante para cumplir con los objetivos. Identificaron con un 88% más de facilidad a quienes podrían ponerlos en contacto con los expertos adecuados.

Está demostrado que estas herramientas de trabajo colaborativo, que incorporan en un mismo contexto repositorios de documentación, herramientas para compartir referencias y canales de comunicación ayudan a tomar decisiones más rápidas, a desarrollar ideas más innovadoras y mantener a los equipos más motivados. Acércate a ellas y haz un plan para incorporarlas en tu equipo. Notarás la diferencia.

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